MAKALAH
HUMAS & KEPROTOKOLAN
MENANGANI PERJALANAN DINAS PIMPINAN
DISUSUN OLEH ;
DAVID ANDIKHA ( 01 )
ARIF RAHMAN ( 14 )
BAYU ADHITYA ( 18 )
DANIEL ERNANDO ( 31 )
SMK NEGERI 1 SURABAYA
Jalan SMEA 4, Wonokromo, Surabaya
Telpon 031-8292038 Faximile 031-8292038
website : www.smkn1-sby.sch.id, e-mail ; info@smkn1-sby.sch.id
TAHUN AJARAN 2015 - 2016
KATA PENGANTAR
HUMAS & KEPROTOKOLAN
MENANGANI PERJALANAN DINAS PIMPINAN
DISUSUN OLEH ;
DAVID ANDIKHA ( 01 )
ARIF RAHMAN ( 14 )
BAYU ADHITYA ( 18 )
DANIEL ERNANDO ( 31 )
SMK NEGERI 1 SURABAYA
Jalan SMEA 4, Wonokromo, Surabaya
Telpon 031-8292038 Faximile 031-8292038
website : www.smkn1-sby.sch.id, e-mail ; info@smkn1-sby.sch.id
TAHUN AJARAN 2015 - 2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya
saya dapat menyelesaikan makalah tentang “Perjalanan Dinas” dengan baik meskipun
banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ibu Pudji
selaku guru mata pelajaran Administrasi Perkantoran yang telah memberikan tugas
ini kepada saya.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita. Saya juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya laporan yang telah disusun ini dapat berguna bagi saya sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan saya memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.
Surabaya, 17 Januari 2016
Penulis
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan dan
manfaat
A. Pengertian perjalanan dinas dan bisnis
B. Perbedaan perjalanan dinas dengan bisnis
C. Macam - macam perjalanan dinas dan bisnis
B. Perbedaan perjalanan dinas dengan bisnis
C. Macam - macam perjalanan dinas dan bisnis
BAB III
PEMBAHASAN
PEMBAHASAN
A. Membuat rencana perjalanan dinas
B. Dokumen perjalanan dinas
C. Menyiapkan Dokumen Perjalanan Dinas
D. Aneka Persiapan Perjalanan Dinas
BAB I
Perjalanan dinas pimpinan biasanya
dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain karena adanya pelaksaan
pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender,
janji pertemuan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan
social, dan berbagai kegiatan lainnya, sehubungan dengan perjalanan dinas
tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya
lagi kerena adanya sekretaris, seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan
dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturanperjalanan dinas atau
perjalanan bisnis pimpinan. Disamping itu, seorang sekretaris dalam mengurus
perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala
jenistransportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen
perjalanan atau travel birodengan mudah.Maka dari itu sekretarislah yang
mengatur tugas perjalanan dinas atau bisnis pimpinan secara keseluruhan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturanperusahaan tsb
yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan
fasilitas kelasutama (VIP), kelas ekonomi, dan sebagainya.
B. Rumusan Masalah
- Bagaimana membuat rencana perjalanan dinas ?
- Apasaja dokumen yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas ?
- Bagaimana menyiapkan dokumen dalam perjalanan dinas ?
- Sebutkan aneka perjalanan dinas !
C. Tujuan dan manfaat
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah :
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah :
- Umum : Untuk mengetahui tentang “ Perjalanan Dinas Pimpinan ”
- Khusus : Untuk memenuhi tugas mapel Humas dan Keprotokolan Kelas XII Jurusan Administrasi Perkantoran.
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Pengertian Pejalanan Dinas & Perjalanan Bisnis
Perjalanan adalah suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat, sedangkan Dinas adalah melakukan tugas. Jadi, perjalanan dinas adalah suatu kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang yang dibiayai oleh instansi/perusahaan yang memberi tugas dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan kantor.
Sedangkan Perjalanan bisnis adalah kegiatan perjalanan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang yang dibiayai oleh instansi yang memberti tugas dengan tujuan mencari keuntungan.
B. Perbedaan Pejalanan Dinas & Perjalanan Bisnis
1. Persamaan
- Keduanya melakukan perjalanan keluar kota / provinsi / negara.
- Dibiayai oleh instansi/perusahaan
- Setelah selesai melaksanakan perjalanan, membuat laporan
- Perjalanan Dinas : - Didalam lingkup kantor pemerintah
- Perjalanan Bisnis : - Didalam lingkup kantor swasta
C. Macam - macam Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
1. Ditinjau dari wilayah :
- Dalam Negeri- Luar Negeri
2. Ditinjau dari transportasi :
- Darat : Mobil, travel, bus, kereta api, dll
- Laut : Kapal
- Udara ; Pesawat, helikopter, dll
3. Ditinjau dari tujuan :
- Perjalanan dinas untuk rakernas
- Perjalanan dinas untuk seminar nasional
- Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
- Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan
- Pejalanan dinas untuk pelantikan
- Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
- Perjalanan dinas untuk tender
- Perjalanan dinas untuk acara seremonial
- Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi
BAB III
PEMBAHASAN
A. Membuat rencana perjalanan dinas
Untuk menyusun rencana perjalanan dinas pimpinan, sekertaris tidak bekerja
sendiri, tetapi ia harus melakukan konfirmasi dengan pimpinan atas segala
sesuatu yang diperlukan dipersiapan. Hal ini perlu karena biasanya pimpinan
mempunyai keinginan, pemikiran,dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan
dinasnya. Bila konfirmasi tidak dilakukan, tidak menutup keinginan apa yang
direncanakan sekretaris tidak sesuai dengan segala keinginan dan rencana
pimpinan.
Tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan adalah mengidentifikasi beberapa informasi yang harus diketahui dan beberapa informasi tersebut mencangkup sebagai berikut :
Tahap awal perencanaan perjalanan dinas pimpinan adalah mengidentifikasi beberapa informasi yang harus diketahui dan beberapa informasi tersebut mencangkup sebagai berikut :
- Tujuan perjalanan dinas pimpinan: rapat diluar organisasi, negosiasi atau penjajakan bersama, inspeksi mendadak ke kantor cabang, menemui aparat pemerintah atau yang lain. Hal ini harus ditanyakan kepada pimpinan agar sekretaris dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang harus dibawa seesuai dengan tujuan perjalanan dinas pimpinan.
- Waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan dinas, misalnya perjalanan dinas untuk diklat selama dua hari. Dalam hal ini diklat sebagai kegiatan pokok perjalanan dinas. Informasi mengenai jadwal kegiatan pokok perjalanan dinas ini dapat dimanfaatkan oleh sekretaris untuk menyusun jadwal kegiatan dan alternatif sarana trasportasi yang bisa digunakan beseta persiapan dan pengurusan dokumen-dokumen perjalanan dnas, jenis akomodasinyang diperlukan misal hotel dan mobil dan perkiraan anggaran.
- Acara lain diluar perjalanan dinas. Sebagai contoh: tujuan pokok perjalanan dinas adalah mengikuti dikllat, tetapi disela kegiatan pokok tersebut ada waktu luang yang akan dilakukan untuk pertemuan dengan relasi bisnis di kota tempat diklat tersebut. Informasi ini perlu agar menyiapkan dokumen-dokumen yang perlu dibawa dalam rangka pertemuan diluar kegiatan pokok ataupun untuk menghubungi relasi.
- Acara setelah kegiatan pokok perjalanan dians, misal pimpnan hendak melakukan pertemuan dengan relasi bisnisnya. Hal ini perlu diketahui sekretaris untuk melakukan persiapan dan pengaturan jadwal pimpinan.
Kegiatan tersebut setelah semua rencana disetujui oleh
pimpinan, barulah sekretaris bisa bertindak lanjuti semua rencana dan persiapan
perjalanan dinas pimpinan. Tindak lanjut antara lain mengurus dokumen
perjalanan, menghubungi biro perjalanan atau pun pihak-pihak tertentu
sehubungan dengan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan.
B. Dokumen perjalanan dinas
Dokumen yang harus dibawa pimpinan dalam rangka perjalanan dinas nya dapat
dibedakan atas:
- Dokumen khusus yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas.
- Dokumen pendukung yang kemudian dapat disebut dokumen perjalanan.
Disebut dokumen pendukung karena memang berfungsi
sebatas sebagai pendukung pelaksanaan dan pencapaian tujuan dan
dokumen-dokumen lebih berkaitan dengan administrasi untuk perjalanan. Berikut
uraian yang harus dipersiapkan dalam rangka perjalanan dinas pimpinan.
Bila pimpinan melakukan perjalanan dinas melalui darat lingkup dalam negeri
tidak ada dokumen perjalanan yang bersifat khusus yang harus dibawa
pimpinan kecuali surat tugas yang menginformasikan bahwa pimpinan ditugaskan
perusahaan untuk mengadakan perjalanan dinas dalam urusan tertentu.
Bila perjalanan dinas lewat udaran dan lingkup dalam neger dokumen yang dibawa pimpina sama dengan dokumen perjalanan dinas lewat darat dalam lingkup dalam negeri. Namun apabila antarnegara atau luar negeri maka dokumen yang harus dipersiapkan sebagai berikut:
Bila perjalanan dinas lewat udaran dan lingkup dalam neger dokumen yang dibawa pimpina sama dengan dokumen perjalanan dinas lewat darat dalam lingkup dalam negeri. Namun apabila antarnegara atau luar negeri maka dokumen yang harus dipersiapkan sebagai berikut:
- Surat Tugas
Surat yang berisi penugasan kepada
seseorag untuk melakukan perjalanan keluar negeri sehubungan dengan masalah
perusahaan yang memerlukan hubungan ke luar.
- Pasport
adalah dokumen perjalanan yang
diberikan izin untuk meninggalkan Negara dan untuk bepergian ke negara
tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan
Negara yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti
perlindungan hukum. Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah
satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang hendak bepergian ke
luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen.
- Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap
pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu
dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan
negara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan
dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari
buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan
untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan
yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara
Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN. Visa yang dikehendaki pimpinan :
- Single entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara tertentu. Dengan demikian, seseorang tidak dapat masuk lagi ke suatu negara apabila ia sudah keluar dari negara tersebut tanpa memperbaui visanya.
- Multiple entry, yaitu visa yang dapat dipakai unuk masuk negara beberapakali tanpa harus memperbarui visanya.
Fiskal adalah suatu kebijakan ekonomi dalam rangka mengarahkan kondisi perekonomian untuk menjadi lebih baik dengan jalan mengubah penerimaan dan pengeluaran pemerintah. Kebijakan ini mirip dengan kebijakan moneter untuk mengatur jumlah uang beredar, namun kebijakan fiskal lebih mekankan pada pengaturan pendapatan dan belanja pemerintah.
C. Menyiapkan Dokumen Perjalanan
Dinas
Sekretaris
perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan
pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada bermacam-macam dokumen yang perlu
dibawa jika mengunjungi Negara Asing, yaitu:
1.
Paspor (Passport)
Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku
sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang yang
berkunjung ke suatu negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat
diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya.
Syarat-syarat yang diperlukan untuk mengurus passport:
- KTP pimpinan
- Kartu keluarga pimpinan
- Ijasah dari pendidikan terakhir pimpinan
- Pas foto
- Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan mengadakan perjalanan dinas
- SK pengankatan pegawai
- SKKB sehungan dengan tujuan perjalanan dinas ke luar negeri
- Akta kelahiran
2. Exit permit
Exit permit
adalah ijin meninggalkan Negara tempat tinggalnya untuk berpergian
ke negara lain untuk sementara waktu sebagai turis atau sebagai traveler
lainnya. Bentuk exit permit berupa cap atau stempel yang diterakan pada
lembaran paspor. Masa berlakunya exit permit adalah untuk 3 (tiga) bulan, dan
apabila masa itu telah lewat (dipakai atau belum) maka harus dimintakan lagi
untuk perjalanan lainnya.
3. Surat Keterangan Fiskal
Surat keterangan fiskal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang
diwajibkan pemerintah terhadap warga negaranya yang akan berangkat ke luar
negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.
- Sertifikat Kesehatan (Health Certificate)
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit
tertentu seperti Cholera, Yellow fecer, dan sebagainya. Surat keterangan
seperti ini dapat berubah tergantung epidemik yang menyerang suatu
daerah/Negara. Untuk itu sekretaris perlu memeriksa apakah sudah ada
sertifikat kesehatan apabila pimpinan akan berkunjung ke Negara tertentu yang
meminta sertifikat kesehatan yang diisyaratkan. Sekretaris harus mencari
informasi (bisa ditanya ke biro perjalanan) Negara mana saja dan
sertifikat kesehatan jenis apa yang dipersyaratkan Negara yang bersangkutan.
- Visa
Visa adalah ijin
untuk masuk ke suatu Negara, berupa keterangan yang ditulis di atas selembar
formulir kemudian ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan
yang dicantumkan ke dalam visa adalah berapa lama seseorang diperkenankan
tinggal di Negara yang akan dikunjunginya.
Masing-masing Negara mempunyai
kebijakan (policy) yang berbeda satu
sama lain. Pada umumnya diberikan ijin tinggal 3 (tiga) bulan.
Apabila pengunjung tinggal di sebuah Negara melewati batas waktu ijin tinggal
disebut overstay, ia akan dikenakan sanksi oleh Negara yang bersangkutan antara
lain dapat dipaksa pulang. Keterangan yang dicantumkan dalam Visa
berbeda-beda, ada bisa yang hanya mencantumkan lama ijin, tinggal, nomor
paspor, dan single visit atau multiple visit. Ada pula mencantumkan nomor
pemegang paspor Single Visit berarti Visa hanya berlaku untuk 1 (Satu)
kali kunjungan. Multiple Visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan
dalam jangka waktu tertentu.
Visa dapat diperoleh di kedutaan atu perwakilan Negara
yang akan dikunjungi, setelah si pemohon diteliti seperlunya, terutama apakah
paspornya masih berlaku atau paspor itu tidak palsu atau apakah si pemohon adalah
orang yang dilarang memasuki suatu Negara tersebutSyarat-syarat untuk mendapatkan Visa :
Memperhatikan paspor yang masih berlaku.
Sudah mempunyai exit permit.
Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang akandikunjunginya.
Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta. Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.
Memperhatikan paspor yang masih berlaku.
Sudah mempunyai exit permit.
Sudah mempunyai tiket untuk pulang pergi (round trip tickets) ke Negara yang akandikunjunginya.
Membawa uang secukupnya dengan menunjukkan jenis uang yang akan dibawa, berupa Bank atau traveler checque atau dalam bentuk lain.
Dapat memberikan alamat tempat menetap dan surat garansi dari perusahaan serta surat sponsor dan perusahaan yang akan dikunjungi, sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
Mengisi Applications Form dan membayar sejumlah uang yang akan ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan Negara yang diminta. Menyerahkan pas poto sebanyak yang diminta.
Macam-macam Visa:
a. Transit
Visa
Adalah visa yang diberikan penumpang yang singgah (transit) pada suatu kota di
suatu Negara tertentu, biasanya hanya untuk 1 (satu) sampai 3 (tiga) hari, lalu
melanjutkan perjalanannya ke tempat yang menjadi tujuannya.
b. Tourist Visa
b. Tourist Visa
Sering disebut visa
pariswisata, adalah visa yang diperuntukkan bagi orang-orang yang mengadakan
perjalanan untuk tujuan pariwisata. Di Indonesia Tourist visa berlaku
untuk satu atau dua bulan dan tidak dapat diperpanjang visanya dan harus keluar
dari Indonesia dan meminta lagi visanya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia di
luar negeri, biasanya di Singapore.
c. Business Visa
Adalah visa yang diperuntukkan bagi para traveler yang
akan mengadakan kunjungan bisnis atau urusan dagang lainnya.
d. Official Visa
d. Official Visa
Adalah visa yang
diberikan kepada pejabat resmi dari suatu Negara, yang diberikan secara
gratis sebagai tanda persahabatan antara kedua Negara sesuai kelaziman tata
cara dalam hubungan Internasional.
e. Dipomatic Visa
e. Dipomatic Visa
Adalah visa yang
diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu Negara yang patut
diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan dalam
pergaulan diplomatic internasional .
f. Imigran Visa
Adalah visa yang
diperuntukkan mereka yang tergolong dalam kategori immigrant, yaitu orang-orang
yang mengadakan perjalanan Ke Negara yang bersangkutan dan berkeinginan menetap
di Negara yang bersangkutan.
Dalam kerangka kerjasama
Negara-negara ASEAN , warga Negara Indonesia akan mengadakan kunjungan
singkat kebeberapa Negara ASEAN, seperti Singapore, Malaysia, Brunei
Darussalam, Thailand, Philipines, tidak memerlukan Visa.
Beberapa Negara Eropa yang tergabung
dalam “schengen Countries” seperti: Netherland, Belgium, Lusembourg, Germany, France,
Italy, Spain, dan Portugal, membuat kesepakatan , apabila traveler hendak
berpergian ke Negara-negara tersebut dan dapat dipakai untuk masuk ke Negara
lain yang tergabung dalam Schegen Agreement.
D. Aneka Persiapan Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar,
maka harus disiapkan segala sesuatunya baik menyangkut perencanaan transportasi
, akomodasi, keuangan maupun pertemuan.
1.
Rencana
Transportasi
Prinsip efektifitas dan efisiensi
hendaknya menjadi pertimbangan bagi sekretaris untuk menentukan sarana
transportasi yang akan diperjalankan pimpinan, baik watu keberangkatan, selama
perjalanan dinas maupun kepulangan pimpinan. Sehubungan dengan hal ini, disatu
sisi sekretaris harus dapat memilih alat transportasi yag mendukung
kelancaran tugas pimpinan, dan disisi lain sekretaris juga harus memperhatikan
kondisi keuangan perusahaan.
2.
Rencana
akomodasi
Rencana akomodasi biasanya meliputi tempat penginapan (hotel) dan sarana
trasportasi selama pimpinan mengadakann kegiatan dalam perjalanan dinasnya.
Untuk pengurusan hotel, sekretaris dapat menghubungi hotel tempat menginap
pimpinan selama melakukan perjalanan dinas lewat telepon atau faksimile. Akan
lebih baik sekretaris juga memilih daftar hotel atau tempat penginapan beserta
alamat dan fasilitas yang diberikan dan harga masing-masing fasilitas yang
ditawarkan. Dengan demikian dapat menghemat waktu, tenaga dan uang karena tidak
perlu mencari-cari dan memilih hotel.
Untuk pengurusan akomodasi, termasu didalamnya tempat
peginapan ini juga diserahkan kepada biro perjalnan. Dengan demikian sekretaris
tinggal menghubungi biro perjalanan yang di percaya untuk melayani. Untuk
memperlancar biro perjalanan, sekretaris harus memberikan informasi kepada biro
tentang nama pimpinan, tanggal dan check in serta check out dari hotel.
Bisa juga diinformasikan kedatangan pimpinan di bandara, sehingga pihak biro
perjalanan dan hotel dapat menjemput pimpinan tepat waktu.
3.
Rencana
Keuangan
Untuk rencana keuangan sekretaris harus dapat merinci berapa biaya yang akan
dikeluarkan antara lain mencakup biaya transportasi, biaya akomodasi, biaya
kegiatan pokok (misal biaya kontribusi seminat) dan biaya lainnya.
Saat ini jarang pimpinan membawa uang tunai dalam perjalanan, karena alasan
keamanan dan kerepoan selama perjalanan. Pimpinan cukup membawa credit card
atau traveler’s cheque yang dapat diuangkan setiap saat. Traveler’s cheque
merupakan semacam cek yang dapat diuangkan dibank. Namun demikian, sekretaris
perlu mempersiapkan uang kertas (bank notes) atau pecahan kecil mata uang untuk
keperluan “tips”, biaya tranpor taksi, bus dan lain-lain.
4.
Rencana
pertemuan
Jika perjalanan dinas menghadiri undangan pertemuan, maka persiapan yang
dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan akomodasi dan dokumen yang berkaitan
langsung dengan tema yang akan dibicarakan. Tetapi apabila pertemuan merupakan
pelaksanaan dari “janji temu” maka sekretaris harus menghubungi pihak-pihak
yang akan ditemui pimpinan tersebut. Sekretaris harus melakukan kegiatan :
- Menghubungi orang-orang yang akan ditemui pimpinan, dengan mencatat nomor telp, alamat yang dituju yaitu alamt rumah bila ada dan alamat perusahaan , serta kedudukan orang tersebut dalam suatu perusahaan.
- Menghubungi petugas yang mengurus tempat pertemuan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
- Menyiapkan bahan-bahan untuk pertemuan
- Menyiapkan kaset rekaman atau tape kecil bila pembicaraan hendak direkam.
- Menyiapkan kamus sesuai dengan bahasa negara yang akan dituju atau mencatat keterangan tentang budaya disuatu tempat yang dikunjungi, baik cara bertemu, cara makan, bagaimana berhubungan dengan pria atau wanita. Hal ini perlu dicermati agar pimpinn tidak melakukan kesalahan saat berkunjung atau menemui seseorang.
Dengan
memperhatikan hal-hal tersebut di atas, pimpinan dapat mengadakan pertemuan
tanpa harus mengalami hambatan dan dapat menganisipasi perilaku atau budaya
yang berbeda.
BAB IV
PENUTUP
Bahwa
seorang sekretaris harus mampu mengendalikan segala pertemuan seorang pemimpin
dengan baik dalam pertemuan rapat ataupun segala kegiatan yang berhubungan
dengan kegiatan seorang pemimpin. Karena mau bagaimanapun seorang pemimpin
butuh tenaga seorang sekretaris dalam mengatur semua kegiatanya nya agar semua
kegiatan dapat berjalan dengan baik.
Saya menyadari dalam pembuatan
mekalah ini banyak sekali kekurangannya. Untuk itu saya meminta saran agar
pembuatan makalah berikutnya dapat lebih baik dari sebelumnya.
C. Daftar Pustaka
- https://helmishopiana.wordpress.com/2014/05/07/materi-perjalanan-dinas/
- http://administrasiperkantor.blogspot.co.id/2012/11/mengatur-perjalanan-dinaspimpinan.html
- Modul Pembelajaran Humas dan Keprotokolan Bu Siti Nurmala
Perlu disempurnakan
BalasHapusPerlu disempurnakan
BalasHapusHarrah's Cherokee Casino Resort - Mapyro
BalasHapusFind Harrah's 익산 출장안마 Cherokee Casino Resort, 안성 출장마사지 Ascend Hotel and 순천 출장안마 Tower services, rates, amenities: expert 안양 출장샵 Cherokee research, only 여수 출장샵 at Hotel and Travel Index.